Comment économiser sur les logiciels essentiels dans l’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise ou DSI et vous cherchez des moyens pour dépenser moins sur l’achat des logiciels utilisés par les employés ? Dans une PME, l’achat de logiciels peut représenter un budget de plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. Voici quelques conseils pratiques pour parvenir à cet objectif ambitieux.

Les logiciels bureautiques

Beaucoup d’entreprises optent pour la suite Office de Microsoft. C’est une valeur sûre. La plupart des gens savent comment l’utiliser. Seulement, elle est assez chère. Est-ce que tous vos employés ont vraiment besoin d’avoir Word, Excel et Powerpoint sur leurs PC ? Est-ce qu’il y a des alternatives moins chères ? Il existe des logiciels pour créer des diaporamas entièrement gratuits. Évidemment, le gratuit n’est pas toujours la bonne solution car le support est souvent inexistant. La correction des bugs est aussi souvent plus lente et aléatoire.

Une option pour réduire vos coûts est de ne pas acheter une licence complète pour chaque salarié. Certains n’utilisent que Word, d’autres se contentent d’Excel. Il n’est pas nécessaire de leur acheter un logiciel dont ils vont avoir l’usage 1 fois par an.

Dans ce cas, vous devez déterminer le nombre de personnes qui utiliseront le programme. S’agira-t-il de quelques personnes seulement ou d’un groupe plus important ? Cela affectera grandement le coût de la licence que vous devez acheter. Les éditeurs octroient des remises sur le volume lorsque l’on achète de grandes quantités de licences en même temps.

Les solutions en ligne

Si vous n’avez pas un grand nombre de personnes dans l’entreprise, vous devriez opter pour un logiciel basé sur le Web. Ce type de programme est beaucoup moins cher que ceux qui nécessitent un serveur et une licence. Les logiciels en ligne sont commercialisés sous la forme d’un service. L’entreprise paie un abonnement pour l’usage qu’elle en fait. L’abonnement s’arrête quand l’entreprise n’en a plus besoin. C’est donc un modèle très souple et souvent plus économique que d’acheter des logiciels qui s’installent sur l’ordinateur.

Beaucoup de logiciels métiers sont utilisables en ligne : paie, comptabilité, etc…

Les mises à jour

L’une des grosses difficultés avec les logiciels, ce sont les mises à jour. Elles représentent plusieurs charges :

• L’achat de la mise à jour,
• Le coût en temps pour mettre à jour chaque logiciel,
• La conversion des données lorsqu’elle est nécessaire,
• La formation pour s’adapter aux nouvelles fonctions,
• La mise à jour du matériel lorsque la nouvelle version demande plus de ressources.

Chaque mise à jour implique de prévoir un budget conséquent qui n’est pas toujours facile à anticiper. Cela prend beaucoup de temps et mobilise le service informatique de l’entreprise.

Pour réduire ces coûts, il est possible de sauter certains paliers. Plutôt que de faire les upgrades à chaque fois, mettez à jour vos licences une fois sur 3 ou 4. Vous ne bénéficierez pas immédiatement des nouvelles fonctionnalités mais l’économie sera bien réelle.